¿Cuáles son los libros de controles básicos manejados por los CAPS?
Roberto Vallecillo • Entrega de Libros a CAPS de Chinandega

Entre los temas desarrollados durante las capacitaciones sobre el módulo Controles básicos de los recursos de un CAPS, ha dado la oportunidad de constatar los diferentes mecanismos de control, procedimientos financieros básicos, cálculo de la tarifa y procedimientos administrativos que, estando bien aplicados, permiten llevar mejores procesos y recaudación de tarifas.

Esto es parte de uno de los propósitos principales propuestos por el proyecto Tecnología para la Gestión Sostenible del Recurso Hídrico; cohesionar aspectos organizativos y comunicacionales de las juntas directivas para ejercer sus gestiones y rendir cuentas con transparencias hacia su comunidad.

Entrega de un juego de libros contables

Esta quinta ronda de capacitaciones sobre Gestión Integrada del Recurso Hídrico, como parte de las actividades iniciales del programa, es la entrega de unos libros contables para mejorar los controles básicos de los recursos del CAPS. Cada comité recibe un juego de libros agregando un par más sobre el Manual de organización y funciones, uno para cada persona miembro de 268 juntas directivas de los Comités de Agua Potable y Saneamiento, CAPS, asentadas en 12 municipio de Occidente de Nicaragua.

Estos libros permiten a las personas encargadas de administrar, operar y mantener el servicio de agua potable y saneamiento en la comunidad, de rendir cuenta de cómo han trabajado conforme al reglamento, a los estatutos y a las normas establecidas durante el proceso de formación y legalización del CAPS, conforme la ley No. 722. En estos libros se registran todos aquellos hechos con el propósito de dejar evidencia de las acciones y eventos ocurridos durante la vida de un CAPS.

En la capacitación sobre Controles básicos de los recursos de un CAPS se dieron a conocer estos diferentes libros que deben llevar los CAPS, su función y su utilidad; así como los procedimientos administrativos y financieros. En aquel momento se realizaron ejercicios prácticos con personas miembros de las juntas directivas para el registro correcto de los ingresos y egresos y el cálculo de la tarifa. Además, se compartieron experiencias y métodos sobre la forma de llevar los diferentes libros para registrar las operaciones y que es necesario homogenizar el método y su aplicación.

Cada libro con un propósito

Para llevar a cabo estos mecanismos de control, el CAPS cuando se registra ante el INAA, recibe tres libros sellados, que cuando están llenos o se pierden, se deben comprar libros nuevos y llevarlos a INAA para sellarlos y foliarlos. Estos libros son:

1. Libro de actas: Es donde se registran las reuniones de juntas directivas y asambleas de usuarios con fecha, hora y lugar en donde se realizan. Se redactan los temas de agenda, el desarrollo de la reunión, las conclusiones, acuerdos y se recoge la firma de las y los participantes. Cuando se da un proceso de votación, se registran los votos a favor, los votos en contra de cada candidato o propuesta y las firmas de los miembros de la junta directiva.

2. Libro diario de ingresos y egresos: Sirve para registrar, de forma ordenada, todo lo recibido y lo gastado durante el mes y tener las bases para hacer el reporte financiero mensual. Cada entrada y gasto debe estar soportado por un recibo o una factura y ser archivado en el mismo orden.

3. Libro de usuarios: Permite determinar el número de personas usuarias actualmente conectadas al sistema, por medio de un formato. Las personas secretaria o tesorera de la Junta Directiva inscribirán a las nuevas usuarias y usuarios en el registro de usuarios y en el libro de recaudaciones.

4. Libro de materiales e insumos: En este libro, se registran las entradas y salidas de materiales e insumos para tener la cantidad de materiales existentes y el control de cuándo fueron utilizados para mejoras del sistema de agua potable.

Según el plan de realización de los talleres de capacitación, en donde se está haciendo la entrega de estos juegos de libros, finalizará la entrega el 6 de marzo del año en curso.